Un peu de contexte …
Broussaille est une agence de paysagistes concepteurs basée à Nantes, intervenant sur des projets d’espaces publics, de cours d’écoles, et d’équipements publics et d’opération de logements dans le Grand Ouest. Lorsque Thomas, fondateur de l’agence, a décidé de passer de 3 à 5 collaborateurs en propulsant des chargés de projet autonomes, une question s’est imposée d’elle-même : Comment organiser le partage de fichiers, les communications internes et les agendas sans multiplier les outils ?
C’est dans ce cadre que j’ai été sollicité pour accompagner la mise en place d’une infrastructure numérique
cohérente, évolutive et économique.
La solution mise en place : kSuite d’Infomaniak
J’ai préconisé de centraliser l’ensemble de l’environnement numérique sur kSuite d’Infomaniak, la suite de productivité de l’hébergeur européen basé en Suisse. Voici le détail de ce qui a été déployé.
1. Migration complète : domaine, serveur et mails
La première étape a consisté à rapatrier l’ensemble des éléments sur Infomaniak :
- Transfert du nom de domaine vers Infomaniak
- Migration du site WordPress sur un serveur mutualisé Infomaniak
- Sauvegarde préalable de tous les emails existants pour ne perdre aucune donnée
Résultat : une seule facture, un seul tableau de bord, une seule interface d’administration.
2. Déploiement de kSuite pour toute l’équipe
Une fois l’hébergement consolidé, kSuite a été configurée pour les 3 collaborateurs actuels, avec une architecture prévue pour accueillir 2 personnes supplémentaires sans reconfiguration majeure.
| Outil | Usage |
|---|---|
| kMail | Messagerie individuelle + boîte partagée (contact@, devis@…) |
| kDrive | Stockage et partage de fichiers projets |
| kCalendar | Agendas individuels et partagés |
| kChat | Messagerie instantanée d’équipe |
3. Formation et documentation
La mise en place technique n’est rien sans appropriation par les équipes. J’ai assuré :
- Une session de formation pour les collaborateurs actuels, outil par outil
- La rédaction d’une documentation interne simple (procédures d’usage, gestion des accès, ajout d’un nouveau collaborateur)
Les bénéfices concrets pour Atelier Broussaille
Sur le plan organisationnel : Une infrastructure unique signifie moins de frictions au quotidien. Thomas et son équipe accèdent à leurs fichiers, leurs mails et leur agenda depuis un espace unifié, accessible sur tous les appareils.
Sur le plan financier : En consolidant domaine, hébergement et outils de collaboration chez un seul prestataire, l’agence réalise des économies notables comparées à la multiplication de solutions séparées — tout en bénéficiant d’un hébergement professionnel certifié ISO 27001, souverain et écoresponsable.
Sur le plan de l’évolutivité : L’ajout de nouveaux collaborateurs se fait en quelques clics, sans changer d’outil, sans migrer de données. La structure est prête pour la croissance.
Interview de Thomas — Atelier Broussaille
Avant la migration, quelle était la principale douleur au quotidien côté outils numériques ?
Avant l’intervention de Yan, nous avions un hébergeur et un système de cloud chez deux prestataires différents. D’une part, il n’y avait aucune coordination entre ces deux éléments structurants ; d’autre part, les services proposés ne facilitaient ni la fluidité ni la liberté d’échange dans une équipe de notre taille. Il manquait de l’espace de stockage pour les mails, et un accès intuitif, à tous et par tous.
Comment l’équipe a-t-elle accueilli le changement ?
L’installation de kSuite a été facilement accueillie. La migration et les étapes du changement ont été très bien expliquées par Yan : il a été simple de transmettre les dates et les moments clés à l’équipe. Il n’a fallu prévoir qu’une heure de coupure totale (sans accès mail ni internet) sur une demi-journée de transmission de l’information, puis un peu de formation collective assurée par Yan. Tout était clair. L’outil intègre par ailleurs des dispositifs de sécurité intéressants pour une petite structure, simples à comprendre et à mettre en place pour toute l’équipe.
Quel outil de kSuite est devenu indispensable au quotidien ?
L’ensemble du système est indispensable. C’est surtout la facilité de coordination dans un seul outil qui s’est imposée comme une évidence. L’organisation claire, par individu, est pratique — et devenait indispensable avec la croissance de l’agence.
Qu’est-ce que ça change concrètement pour accueillir un nouveau collaborateur ?
C’est beaucoup plus simple pour accueillir un nouveau collaborateur — ou d’ailleurs un nouveau poste informatique ! Il suffit de créer un compte, puis de définir les autorisations, la boîte mail et les accès. Pour l’administrateur, l’outil de gestion est ergonomique : même après plusieurs mois sans y toucher, tout reste logique et intuitif.
Un conseil pour d’autres agences dans la même situation ?
C’est un outil simple, facile d’utilisation, qui regroupe toutes les fonctionnalités utiles à une petite structure sans avoir à déployer une solution sur mesure complexe. Passer à kSuite est vraiment intéressant.
